Assistant(e) de direction

Assistant(e) de direction

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction très organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir notre directeur des systèmes d'information (CIO). Cette personne gérera l'agenda complexe d'un membre du comité exécutif, tout en effectuant diverses tâches administratives pour soutenir l'équipe informatique. Ce poste requiert des compétences organisationnelles exceptionnelles, le souci du détail et la capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion.

L'équipe informatique compte environ 300 personnes, réparties entre la France et le Portugal. Le CIO est basé en France et se rend fréquemment au Portugal.

Responsabilités :

Cette mission couvre 2 domaines principaux :

Équipe de direction informatique (rapports directs du CIO) soutien administratif :

• Fournir tout le soutien administratif nécessaire (préparation de documents, classement et saisie de données)
• Préparer et éditer des présentations/autres documents
• Assister l'équipe de direction dans plusieurs tâches administratives, selon les besoins
• Contribuer à l'organisation et à la coordination des projets et initiatives de l'équipe.
• Traiter les communications des parties prenantes internes et externes
• Servir de point de contact pour les partenaires externes (par exemple : suivi des contrats, des accords de confidentialité, des factures...).

Soutien à la direction du CIO

• Coordonner et gérer le calendrier complexe du CIO (en particulier en cas de coordination avec d'autres membres de l'Excom ou des tiers), en programmant des réunions, des rendez-vous et des déplacements.
• Planifier et réserver les déplacements du DSI, y compris les vols, l'hébergement et les transports.
• Préparer et organiser les documents de réunion pour le DPI, en anticipant ses besoins.
• Coordonner les tâches avec les différents assistants exécutifs (principalement basés en France).

Exigences :

- Expérience confirmée de 5 ans en tant qu'assistant de direction ou dans un rôle similaire

- Maîtrise du portugais, de l'anglais et du français (obligatoire)

- Diplôme d'études secondaires ou équivalent

- Maîtrise d'Office 365

- Sens aigu de la confidentialité, des responsabilités et de l'autonomie

- Excellentes compétences en communication

- Approche proactive de la résolution de problèmes

- Solides capacités d'organisation et de gestion du temps

- Flexibilité et adaptabilité aux changements de priorités

- Expérience dans les entreprises technologiques (souhaitable)